パソコンの中に「超優秀なアシスタント」を雇うイメージです
「生成AI（GAI）」と聞くと難しく感じるかもしれませんが、「どんな仕事でも手伝える、とても賢い新人アシスタント」がパソコンの中にいると想像してみてください。このアシスタントは、文章を考えたり、情報をまとめたり、アイデアを出したりするのが得意です。
どんな会社でも、すぐに役立つ基本的な使い方
まず、部署に関係なく、日々のちょっとした面倒な仕事をこのアシスタントに任せられます。
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書類作成やメール文面の作成
面倒な報告書やお客様へのメールの文章を、要点を伝えるだけで「たたき台」として作ってくれます。「丁寧な感じで」「箇条書きでまとめて」といった指示も理解します。
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長い文章や会議内容の要約
「この資料、長くて読む時間がない…」という時に、大事なポイントだけを3行でまとめてもらうようなことができます。会議の録音を渡せば、誰が何を話したかを整理してくれます。
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アイデア出しの壁打ち相手
新しい商品の名前や、お店のキャッチコピー、社内イベントの企画など、一人で悩んでいる時に相談すると、自分では思いつかないようなアイデアをたくさん出してくれます。
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社内の「なんでも質問箱」
「経費の精算ってどうやるんだっけ？」「このシステムの使い方は？」といった社内のよくある質問に、24時間いつでも答えてくれる窓口を作れます。総務やIT担当者の手間を大きく減らせます。
各チームの仕事を、もっと楽に、もっと強くする使い方
チームの仕事に特化させると、さらに大きな力を発揮します。
営業チーム
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営業マンの右腕として
お客様との打ち合わせ内容をサッとまとめて、お礼メールの案を自動で作ってくれます。「次は何を提案すれば良いか」のアドバイスもくれるので、営業の質が上がります。
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広告やチラシ作りのお手伝い
お店のブログ記事やSNSの投稿文、宣伝に使うキャッチコピーを何パターンも考えてくれます。簡単なイラストやデザインも作れるので、広告作りがずっと楽になります。
総務・人事チーム
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採用活動のサポート
求人サイトに載せる魅力的な募集文を考えたり、応募者へのスカウトメールの文章を作ったりしてくれます。面接後の連絡といった事務作業も手伝ってくれます。
商品開発・企画チーム
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新しい商品のヒント探し
インターネット上の膨大な情報から「今、何が流行っているのか」「お客様は何に困っているのか」を分析し、新商品のヒントを見つけてくれます。
導入する前に知っておきたい「3つのルール」
このアシスタントは非常に優秀ですが、万能ではありません。安心して使うために、これだけは覚えておいてください。
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会社の秘密は教えない
アシスタントは、聞いたことを何でも学習してしまいます。お客様の情報や社外秘の情報を入力すると、外に漏れてしまう危険があります。会社の重要な情報は絶対に入力しない、というルールを徹底しましょう。
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ウソをつくことがあるので、必ず確認する
アシスタントは、知らないことでも、もっともらしいウソを自信満々に答えることがあります。アシスタントが作った情報や数字は、必ず最後は人間が「本当に合っているか？」を確認しましょう。
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他人のアイデアを勝手に使ってしまうことがある
アシスタントが作った文章やデザインが、知らないうちに他社のものとそっくりになってしまうことがあります。特に会社のロゴや広告に使う場合は、他人の権利を侵害していないか注意が必要です。
これらのルールを守れば、生成AIは人手不足に悩む中小企業にとって、会社の成長を加速させる強力な味方になります。
